Ruoli e sicurezza
I permessi dello staff nel gestionale della palestra seguono il ruolo di ognuno
Se in palestra tutti usano la stessa password, chiunque vede incassi e contatti. Nel gestionale FitX i permessi dello staff seguono il ruolo. Il trainer vede i suoi corsi, e le regole le cambia solo chi dirige.
- Il nutrizionista vede il nome e le note cliniche, senza contatti né incassi.
- Del certificato il trainer vede solo se è valido.
- Modelli e invii sono di direzione e segreteria. Trainer e nutrizionista non li vedono.
Le regole
Come funziona, regola per regola
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Lo staff ha quattro ruoli, che sono direzione, segreteria, trainer e nutrizionista. La direzione sei tu, o chi dirige la palestra al posto tuo.
A ogni persona dello staff dai un ruolo. Cosa vede e cosa fa ogni ruolo è già deciso, e tu non compili tabelle di permessi. Anche il socio ha il suo ruolo, quello di cliente.
Perché Una tabella di permessi fatta in casa si sbaglia facilmente. L’errore si scopre quando qualcuno ha già visto troppo.
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Il trainer vede solo i corsi che tiene, e di ogni persona vede il nome e la data di nascita.
Il trainer non vede incassi, abbonamenti, email e telefoni dei soci. Del certificato medico sa solo se è valido.
Perché Per allenare gli serve sapere chi ha in sala. Chi non ha bisogno di un dato per lavorare non deve poterlo aprire.
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La segreteria fa il lavoro di ogni giorno, cioè agenda, iscrizioni e incassi. Le regole della palestra e gli accessi dello staff li cambia solo la direzione.
La segreteria quelle pagine le può leggere, e ci trova scritto chi le può cambiare. FitX non ti lascia togliere l’ultima persona con il ruolo di direzione.
Perché Una regola cambiata per sbaglio al banco varrebbe subito per tutti i soci. E senza una persona alla direzione, più nessuno potrebbe cambiare regole e accessi.
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FitX scrive in un registro ogni azione che riguarda i soldi, ogni annullamento e ogni eccezione alle regole.
Ogni riga dice chi ha fatto cosa, quando e con quale motivo. In palestra nessuno può modificarlo o cancellarlo, nemmeno la direzione.
Perché Quando a fine mese un conto non torna, serve sapere chi ha fatto cosa senza chiederlo in giro.
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FitX cifra ogni file, cioè lo rende illeggibile a chi non ha il permesso. Scrive anche ogni volta che qualcuno apre un documento.
Certificati, documenti e moduli firmati sono protetti con una chiave che è solo della tua palestra. Nella scheda del cliente leggi chi ha aperto cosa, e quando.
Perché I documenti sulla salute dei soci li deve vedere meno gente possibile. Se qualcuno te lo chiede, devi poter mostrare chi li ha aperti.
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In ogni palestra c’è un nostro accesso di assistenza. Lo vedi nell’elenco degli utenti, insieme al tuo staff.
Lo riconosci dalla sua etichetta. Tu non puoi modificarlo, e lo togliamo noi quando ce lo chiedi.
Perché Ci serve per aiutarti quando qualcosa non funziona, e vogliamo che tu sappia che esiste.
Un esempio in palestra
Alle 17:45 un trainer apre FitX dal telefono e trova l’agenda dei suoi corsi. Della lezione delle 18:00 vede chi è prenotato, con le note tecniche che gli servono in sala. Non vede incassi, abbonamenti e numeri di telefono. Alla reception la segreteria iscrive, prenota e incassa. Quando apre le regole di prenotazione le può leggere, e trova scritto che le cambia la direzione. Una socia chiede di essere cancellata. La direzione scrive chi l’ha chiesto e quando. FitX toglie il nome e i contatti della socia. Le sue ricevute restano nel registro degli incassi, senza più un nome.
Per chi
Le strutture per cui conta di più
Insieme a questa
Le funzioni che vanno con questa
- Certificati medici Con FitX la gestione dei certificati medici della palestra passa dal raccoglitore alla scheda del socio. Decidi tu se chiedere il certificato, e se quello scaduto blocca le prenotazioni o avvisa soltanto.
- Iscrizione e consensi Per l’iscrizione in palestra bastano quattro campi, e i consensi GDPR si danno uno per uno. FitX prepara il modulo di iscrizione in PDF da firmare e lo archivia nella scheda del socio.
- Valutazioni e progressi Modulo Con il software per le valutazioni la palestra registra peso, circonferenze e massa grassa. FitX mostra quanto è cambiato ogni valore. Il caricamento della composizione corporea dal bioimpedenziometro è in arrivo.
Senza rischi
Cambiare gestionale senza fermare la palestra
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«Perdo dati e soci nel passaggio»
I tuoi dati li portiamo noi dentro FitX: soci, abbonamenti in corso, ingressi rimasti e scadenze dei certificati. Prima di partire controlli dieci schede scelte da te.
Come funziona la migrazione dei dati -
«La segreteria si ferma per settimane»
Un’ora di formazione è compresa, sul tuo FitX con i tuoi dati. Per iscrivere un socio bastano quattro dati, e il lavoro di ogni giorno sta in una pagina sola, che si chiama «Oggi».
Chi ti risponde dopo -
«Resto legato a un contratto»
Il canone è mensile e disdici quando vuoi, senza penali. Dal primo giorno scarichi soci, abbonamenti, incassi e documenti in file che ogni programma sa aprire.
Le condizioni dell’offerta
Per decidere con calma
Da sapere prima di partire
- I permessi di ogni ruolo sono fissi. Tu scegli quale ruolo dare a ogni persona. Non puoi creare ruoli nuovi, né dare un permesso in più a una persona sola.
- Lo staff entra con email e password, dall’indirizzo internet della tua palestra. Un secondo controllo all’accesso, come un codice sul telefono, oggi non c’è.
- Direzione, segreteria e trainer usano lo stesso FitX. Ognuno vede le pagine del suo ruolo, e non c’è un’app a parte per lo staff.
Per saperne di più: come proteggiamo i dati
Domande frequenti
Domande su ruoli e sicurezza
Il trainer vede gli incassi della palestra?
No. Vede i corsi che tiene, chi è prenotato e le note tecniche. Non vede incassi, abbonamenti e contatti dei soci.
Cosa vede il nutrizionista?
Vede l’agenda, e di ogni persona vede il nome e le note cliniche. Se hai acceso i moduli Valutazioni e Schede di allenamento, registra le misure e legge le schede. Come il trainer, non vede incassi e contatti.
La segreteria può cambiare le regole o dare un accesso a un collega?
No. Le regole di prenotazione, gli accessi dello staff e i ruoli li cambia la direzione. La segreteria li può leggere, e fa tutto il lavoro di ogni giorno.
Dove stanno i dati dei miei soci?
In Unione europea, sia i dati sia i file caricati. I dati della tua palestra sono separati da quelli delle altre. Ogni notte parte una copia di sicurezza.
Posso vedere chi ha aperto un documento?
Sì. Nella scheda del cliente leggi chi ha caricato, aperto o tolto un certificato o un documento, e quando. Un file tolto si può recuperare per 30 giorni.
Voi potete entrare nei dati della mia palestra?
Sì, con un accesso di assistenza. Lo vedi nell’elenco degli utenti, con la sua etichetta. Tu non puoi modificarlo, e lo togliamo quando ce lo chiedi.
Cosa succede se un socio chiede di essere cancellato?
La direzione cancella la persona e scrive chi l’ha chiesto. FitX toglie nome e contatti. Le ricevute restano, senza più un nome.
Se smetto di usare FitX, mi porto via i dati?
Sì. Scarichi un file con tutti i dati della palestra. Puoi anche scaricare tutto quello che riguarda una sola persona. Sono i tuoi dati e quelli dei tuoi soci.
Guarda questa funzione al lavoro
In venti minuti ti mostriamo FitX dal vivo e come cambia la giornata della tua segreteria.
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